• Modulul Vehicule
     
       Modulul prezinta lista vehiculelor din fiecare locatie si departament.
    Pot fi introduse mai multe tipuri de informatii pentru un vehicul:
    • Datele certificatului de inmatriculare.
    • Datele cartii de identitate a vehiculului.
    • Dotarile suplimentare ale vehiculului.
    • Conditiile de garantie corespunzatoare vehiculului.
    • Gestiunea accidentelor.
    • Evidenta constatarilor tehnice efectuate pentru vehicul.
    • Fisa autovehiculului.
    • Limitele de utilizare ale vehiculului.
    • Informatiile despre amortizarea vehiculului.
    • Informatii despre conducatorul auto al vehiculului si un istoric al utilizatorilor anteriori.
    • Informatii despre proprietarul curent al vehiculului si un istoric al proprietarilor anteriori.
    • Alte informatii utile despre vehicul.
     
  • Modulul Vehicule - Facilitati
     
       Administrarea codurilor VIN
       Vehiculele care contin in numarul de identificare primele 11 caractere identice isi vor lua informatia dintr-un singur cod VIN introdus, preluand automat informatiile asociate codului VIN: categorie, caroserie, marca, modelul, tipul, masele (kg), numarul de locuri, informatiile despre motor, zgomotul (dB(A)), presiunea aer in cupla de franare (bar), viteza max. constructiva(km/h), capacitatea rezervorului (l), dimensiunile de gabarit, anul de fabricatie, numarul de omologare.
    Aceasta modalitate de lucru ofera o optimizare a adaugarii datelor micsorand astfel timpul de introducere a vehiculelor.
     
       Garantii vehicule
       Se specifica daca vehiculul are garantie sau nu. Daca exista garantie, se pot enumera informatiile despre ce anume acopera si ce nu, garantia. Situatia garantiilor definite pe vehicule poate fi vizualizata in Raportul de Garantii Vehicule iar aplicatia ofera alerte de expirare a garantiilor in functie de termen definit in LUNI sau/si numarul de KILOMETRI.
     
       Garantii piese
       Utilizatorul poate defini garantii restranse/extinse pentru piese sau grupe de piese (ansambluri/subansambluri). Garantiile pentru piese de pe facturile de mentenanta vor putea fi vizualizate intr-un ecran, ele fiind insotite de documentul sursa al acestora, factura putand fi accesata prin link-ul de pe campul DOCUMENT. De asemenea aplicatia ofera alerte de expirare a garantiilor in functie de termen definit in LUNI sau/si numarul de KILOMETRI.
  • Modulul Mentenanta
     
       In acest modul este organizata activitatea de reparatii si intretinere a parcului auto.
    Functionalitati de baza:
    • Parcurgerea unui flux de lucru continand definirea grilelor de revizii, alocarea vehiculelor pe grile, generarea de programari in service in functie de numarul de kilometri al fiecarui vehicul si introducrea facturilor de mentenanta.
    • Estimarea kilometrilor la bord sau a datei la care autovehiculul atinge un anumit numar de kilometri.
    • Adaugarea manuala de programari sau generarea automata de catre aplicatie pe baza grilei de revizii.
    • Re-estimarea programarilor generate automat dar care nu au fost confirmate cu unitatea service.
    • Adaugarea manuala a facturilor pe baza documentelor primite de la unitatea service sau generarea automata din programari de mentenanta.
    • Completarea pieselor si operatiilor pe factura utilizand un catalog generic de piese si operatii.
    • Permite adaugarea informatiilor despre garantia acordata de furnizor la piesele inlocuite.
    • Emiterea unui raport ce prezinta, pentru fiecare vehicul, cea mai apropiata revize.
     
  • Modulul Mentenanta - Facilitati
     
       Grile de revizii pentru fiecare marca/model de autovehicul
       Grila de revizii este programul de revizii periodice pe care trebuie sa le efectueze vehiculele; aceasta poate fi reprezentata de programul de revizii recomandat de producatorii vehiculelor si de efectuarea caruia este conditionata validitatea garantiei vehiculelor sau este un program propriu configurat de detinatorul vehiculului in vederea mentinerii starii de functionare adecvate a vehiculelor. Aplicatia permite introducerea pe grila a preturilor de la furnizori, obtinanad astfel, pe langa necesarul de piese si operatii si costul cu intretinerea fiecarui autovehicul din flota.
     
       Programare automata pentru mentenanata
       Programarile de mentenanata sunt acele actiuni pe care managerul de flota poate sa si le programeze in viitor, astfel incit sa poata fi creat un program de actiune pe perioada urmatoare iar utilizatorul sa poata fi avertizat de apropierea termenului sau expirarea termenului acestor actiuni prin mecanismul de alerte. Acestea pot fi generate automat de aplicatie, operatiune ce se desfasoara sub forma unui wizard in care aplicatia citeste si colecteaza informatiile ce vor fi folosite pentru estimarea si generarea urmatoarelor programari de revizii pentru vehiculele selectate.
     
       Catalog generic de piese/operatii auto
       Acest instrument a fost inclus in aplicatie pentru utilizarea nomenclatoarelor de piese si operatii necesare administrarii garantiilor sau realizarii de rapoarte de genul "cea mai des inlocuita piesa". Pentru usurinta in identificarea corecta a unei piese, acestea au fost grupate pe ansambluri si sub-ansambluri sub forma arborescenta. Catalogul pune la dispozitia utilizatorului informatiile tehnice despre componenta unui autovehicul si permite administrarea proprie a acestuia (adaugare, modificare, stergere piese/operatii).
  • Modulul Asigurari si Leasing
     
       Aplicatia gestioneaza asigurarile si dosarele de leasing ale vehiculelor inregistrate, platile aferente acestora fiind evidentiate in analizele de cost ale parcului auto si in capitolele de cost separate (capitolul Asigurari si capitolul Leasing).
    Functionalitati de baza:
    • Permite adaugarea informatiilor despre asigurare: asigurator, tip asigurare, nr. polita, sucursala, valoarea asigurata, valoare polita, valuta, data incheierii politei, data expirarii, valabilitate, nr. rate, fransiza, valoare fransiza, evenimente, asigurat, mentiuni speciale.
    • Genereaza numarul de inregistrari in detaliile de plati avand completate rata lunara (in valuta asigurarii), data programata a platii si moneda de plata.
    • Permite stergerea, modificarea si adaugarea liniilor de plati si calculeaza soldul pentru fiecare rata.
    • Genereaza alerte pentru asigurarile care expira in curand.
    • Gestioneaza dosarele de dauna pentru autovehiculele care au avut accdente.
    • Permite administrarea devizelor de lucru pentru dosarul curent.
    • Permite adaugarea contractelor de leasing si genereaza detaliile de plati in functie de numarul de rate.
     
  • Modulul Documente Traseu
     
       Acest modul gestioneaza evidenta curselor, foile de parcurs, amenzile si documentele scanate. Datele din foile de parcurs se pot inregistra din orice locatie, printr-o interfata web (aplicatia FleetOnLine) iar rapoartele se vizualizeaza sub forma centralizata la sediul central. Functionalitati de baza:
    • Permite gestionarea curselor atat in forma simplificata (spre ex: cazul managerilor) cat in forma detaliata (spre ex: curierii).
    • Modulul Evidenta Curselor inregistreaza informatii despre plecare / sosire (data, km bord, locatie), conducatorul auto, traseu, insa nu presupune evidenta riguroasa a documentelor.
    • Modulul Foi de Parcurs permite introducerea manuala in aplicatie, importul foilor din fisiere Excel sau interfatarea cu modulul de gestiune web FleetOnline, oferind trei posibilitati de inregistrare a documentelor.
    • Emite Raportul Istoric Utilizare Flota ce contine detaliile despre fiecare cursa efectuata de vehiculele din companie.
    • Administreaza amenzile primite pe traseu, partea vinovata, cauzele si penalitatile.
     
  • Modulul Documente Traseu - Facilitati
     
       Modulul de gestiune web a foilor de parcurs - FleetOnline
       Aplicatia este disponibila on-line (pe internet) si ofera posibilitatea oricarui conducator auto sa-si introduca propriile foi de parcurs. Accesul in acest modul se realizeaza cu ajutorul unui cont valid pentru fiecare conducator auto. Aplicatia contine si un modul de mesagerie cu ajutorul caruia se pot transmite mesaje intre utilizatorii aplicatiei. Toate informatiile, legate de foile de parcurs, introduse in aplicatia FleetOnline pot fi importate in aplicatia MultiFleet si vor putea fi vizualizate in rapoartele si analizele acesteia.
     
       Importul foilor de parcurs din fisiere Excel
       Informatiile de pe foile de parcurs pot fi completate intr-un fisier excel si apoi se realizeaza importul automat in aplicatie. Formatul fisierului excel va fi stabilit de comun acord cu echipa de suport.
     
       Stocarea documentelor scanate in aplicatie
       Functionalitatea permite stocarea de documente de orice tip in MultiFleet, de exemplu acte originale scanate referitoare la vehicule sau conducatori auto, certificat de inmatriculare, carte de identitate, polite de asigurare, permis de conducere, etc. pentru a facilita accesul usor la documente sau obtinerea de copii prin tiparire la imprimanta.
  • Modulul Carburanti
     
       Modulul Carburanti prezinta consumul de carburant pentru fiecare vehicul din flota, permitand importul datelor din fisierele Excel provenite de la furnizorii de carburanti. Functionalitati de baza:
    • Permite adaugarea manuala a alimentarilor cu urmatoarele informatii: data, ora alimenatrii, vehiculul, km bord, plinul rezervorului, conducator auto, furnizor, statie alimentare, judet, tip serviciu, card, tip plata, nr. document plata, data document plata, centru cost, tip combustibil, cantitate (l), pret, valoare, moneda.
    • Afiseaza lista alimentarilor permitand gruparea, filtrarea, cautarea, sortarea, tiparirea listei, export in format Excel.
    • Permite importul fisierelor de tip excel (.xls) sau text (.csv), primite de la furnizorii de carburant. Procesul este automat dar controlat, utilizatorul putand interveni in mecanismul de import corectand eventualele corespondente eronate si re-importa datele.
    • Prezinta consumul de carburant atat sub forma grafica cat si sub forma tabelara, permitand pe de o parte analiza a consumului mediu cat si o analiza a consumului detaliat (consumul intre doua alimentari).
    • Permite utilizatorului configurarea proprie a parametrilor de executie a analizei consumului mediu prin aplicarea de filtre (analiza suporta filtre multiple) de tipul: Vehicul, Marca, Model, Capacitate Cilindrica, Tip Combustibil, Flota, sau/si aplicarea de grupari pe Marca, Model, CC, Tip Combustibil, Flota.
     
  • Modulul Carburanti - Facilitati
     
       Analiza de Consum Detaliata
       Analiza de consum detaliata prezinta avantajul de a putea evidentia care sint acele perioade in care se inregistreaza o abatere fata de consumul mediu general. Daca spre exemplu in zilele de sambata sau duminica se face o alimentare neinregistrata ulterior in aplicatia MultiFleet, aceasta se va putea observa la urmatoarea alimentare cu plin, care va avea un consum aferent mai mic decit media generala (s-au parcurs mai multi kilometri cu o cantitate de carburant mai mica, prin omisiunea inregistrarii alimentarii).
       Astfel se poate decide ca respectiva perioada sa nu fie luata in calcul la consumul mediu, prin eliminarea tuturor acestor abateri rezultind consumul mediu real. De asemenea ies in evidenta acele alimentari care au fost inregistrate cu kilometri la bord posibil eronati.
     
       Mecanism de import automat si controlat al fisierelor de tip excel (.xls) sau text (.csv).
       Mecanismul permite importul fisierelor de tip excel (.xls) sau text (.csv), primite de la furnizorii de carburant, in aplicatia MultiFleet. Informatia continuta in fisiere este importata in cele 4 capitole de cost: alimentari carburant (Modul Carburanti), taxe/rovignete, spalari, diverse (Modul Alte Cheltuieli).
       Procesul de import presupune parcurgerea unui flux, ce se desfasoara automat, utilizatorul avind insa posibilitatea interventiei in fazele procesului in cazul aparitiei erorilor la mapare (de ex: corespondentele eronate) permitand gestionarea corespondentelor intre aplicatie si fiserul importat. De asemenea verifica existenta datelor in aplicatie eliminand posibiliatea de dublare a informatiilor.
  • Modulul Anvelope
     
       Modulul Anvelope evidentieaza numarul de kilometri parcursi de fiecare anvelopa, schimbarea pozitiei pe autovehicul si uzura acestora. Fiecare montare sau demontare a anvelopelor pe autovehicul este inregistrata in aplicatie pentru a pastra istoricul utilizarii acestora.
    Functionalitati de baza:
    • Gestioneaza lista de anvelope utilizate de flota, vizualizandu-le in functie de starea utilizarii acestora: montate pe vehicul sau aflate in depozit.
    • Lista permite grupare, filtrare, cautare dupa seria anvelopei, sortare, tiparire lista, export in format excel.
    • Pentru fiecare anvelopa sunt inregistrare informatii despre serie, marca, model, tipul anvelopei, dimensiunile, date despre achizitie si date despre garantie.
    • In lista de anvelope este prezentat grafic gradul de uzura al fiecarei anvelope iar in ecranul de detalii este inregistrat istoricul montarilor si demontarilor anvelopelor pe vehicul pentru administrarea eficienta si marirea duratei de viata a acestora.
    • Pe linga costul anvelopelor, permite inregistrarea altor cheltuieli ocazionate de anvelope, de exemplu costuri cu refacerea presiunii in pneuri, montare - demontare anvelope, pene, indreptare jante, etc.
     
  • Modulul Anvelope - Facilitati
     
       Inregistrarea istoricului utilizarii (montare-demontare) anvelopei pe vehicul
       Aplicatia monitorizeaza anvelopele de pe vehicule prin urmarirea lor in cadrul unui proces care incepe cu prima montare, inregistreaza informatiile despre vehiculul pe care a fost montata, partea pe care a fost montata, data si kilometrajul vehiculului la montare, si continua cu inregistrarea acestor informatii la fiecare demontare sau montare noua.
       La inregistrarea demontarii, utilizatorul poate estima si completa gradul de uzura al anvelopei precum si locul de depozitare. In lista de utilizari a anvelopei aplicatia calculeaza totalul lunilor de utilizare si numarul total de kilometri parcursi cu anvelopa respectiva.
     
       Afiseaza gradul de uzura al anvelopelor
       Pentru afisarea starii curente a gradului de uzura; utilizatorul are posibilitatea introducerii si modificarii acestuia la fiecare montare sau demontare a anvelopei.
     
       Tipareste etichete pentru anvelopele ce urmeaza a fi depozitate
       Aplicatia permite selectarea anvelopelor din lista si imprimarea de etichete de identificare ce se vor aplica anvelopelor inainte de depozitare.
  • Modulul Alte Cheltuieli
     
       Taxele si impozitele, costurile cu spalarea, cosmetizarea sau alte plati care se efectueaza pe autovehiculul respectiv, sunt inregistrate in modulul Alte Cheltuieli. Intr-o analiza detaliata a costurilor, se va remarca ponderea cheltuielilor conexe operarii parcului auto din totalul cheltuielilor.
    Functionalitati de baza:
    • Permite inregistrarea cheltuielilor cu taxele, impozitele, serviciile de spalare, confort, diverse. Inregistrarile se efectueaza pe formatul de factura impreuna cu informatia despre kilometrii la bord ai vehiculului respectiv.
    • Permite inregistrarea costurilor administrative. Cheltuielile administrative se inregistreaza pe un an, reprezentand costuri fixe cu parcul auto, si se repartizeaza in mod egal pe fiecare autovehicul la calculul costului/km.
    • Produsele (sau serviciile) si unitatile de masura sunt gestionate cu ajutorul nomenclatoarelor, administrabile de utilizator, pentru usurarea introducerii datelor in aplicatie si emiterea de rapoarte specifice.
    • Lista inregistrarilor acestor costuri permite cautarea dupa data a inregistrarilor, tiparirea listei, grupare in lista, filtrarea listei, adaugarea, modificarea si stergerea unei inregistrari.
    • Toate cheltuielile din cadrul acestui capitol se regasesc in Analiza de Costuri si in rapoarte.
     
  • Modulul Risk Management
     
       Acest modul detaliaza cazurile in care vehiculul a fost exploatat ineficient, ofera detalii despre vehiculele care nu sunt disponibile si avertizari legate de expirarea licentelor.
    Functionalitati de baza:
    • Permite inregistrarea tuturor imobilizarilor vehiculelor, adica a acelor perioade de timp cit vehiculul nu poate fi utilizat pentru scopul destinat din diverse motive, de exemplu reparatii, revizii, accidente, constrangeri legale, etc. Motivul, responsabilul, perioada imobilizarii, precum si remediile propuse sint datele colectate in acest modul.
    • Prezinta o lista cu licentele expirate sau ce urmeaza a expira.
    • Calculeaza gradul de disponibilitate la nivel de vehicul, flota si companie in cadrul Raportului de imobilizari. Raportul prezinta lista imobilizarilor vehiculelor in perioada aleasa, si calculeaza urmatorii parametri:
       1. Disponibilitate maxima (zile) - este numarul maxim de zile din perioada respectiva in care vehiculul ar fi trebuit sa fie teoretic disponibil, tinind cont de data achizitiei si data vanzarii vehiculului daca este cazul - (disponibilitate teoretica);
       2. Disponibilitate (zile) - este numarul de zile din perioada respectiva in care vehiculul a fost in realitate disponibil (disponibilitate reala);
       3. Imobilizare (zile) - numarul total de zile de imobilizare;
       4. Grad de disponibilitate - procentul de disponibilitate reala;
     
  • Modulul Analiza Costuri
     
       Analiza de costuri ofera o imagine sintetica a tuturor costurilor inregistrate in aplicatie pe toate capitolele de cost: mentenanta, asigurari, leasing, carburant, amortizari, anvelope, alte cheltuieli, cheltuieli administrative. De asemenea permite previzionarea costurilor cu parcul auto genarand raportul de buget.
    Functionalitati de baza:
    • Prezinta situatia costurilor sub forma de grafic specificand ponderea fiecarui capitol de cost, tabelar cu totaluri pe fiecare element de cost, cat si detaliat cu listarea tuturor produselor sau serviciilor achizitionate pentru un vehicul.
    • Permite generarea analizei de cost la nivelul intregii companii, doar pentru o singura flota (departament) din cadrul companiei, sau chiar pentru un singur vehicul.
    • Permite selectarea capitolelor de cost ce se doresc a fi incluse in analiza, putand efectua analiza pe toate costurile sau a o limita la unul, doua, sau mai multe capitole de cost.
    • Contine un modul de administrare a cursului valutar, utilizatorul avand posibilitatea de a efectua analiza (sau emite rapoarte) in RON, EURO, DOLAR.
    • Permite generarea a 5 rapoarte de cost/vehicul, 3 rapoarte de cost/km si a unui raport de buget.
     
  • Modulul Analiza Costuri - Facilitati
     
       Previzionarea costurilor si realizarea bugetului
       Realizarea bugetului se face prin preluarea datelor din istoric (analiza de cost) si aplicarea lor pe o perioada din viitor. Calcul acestuia are la baza algoritmi care considera anumiti parametri constanti in timp (de exemplu: rulajul mediu, consumul mediu, costurile cu asigurarile, etc,) iar alti parametri vor varia in functie de lungimea perioadei (kilometri parcursi, carburant consumat, costuri cu mentenanta, etc.).
       Utilizatorul isi stabileste singur parametrii bugetului putand selecta sau ignora anumite vehicule, flote, marci, modele, tipuri de combustibil. De asemenera are posibilitatea sa-si creeze propriul scenariu in viitor: poate sterge anumite vehicule din componenta flotei, poate sa-si adauge vehicule noi (aplicatia permite preluarea automata de costuri de la vehicule existente sau introducerea manuala de costuri in cazul vehiculelor de alt tip decat cele existente), poate modifica unitar, procentual sau valoric, datele din elementele de cost sau poate modifica total datele unuia sau mai multor vehicule.
     
  • Modulul Alerte
     
       Aplicatia semnalizeaza reviziile programate, reparatiile programate, finalizarea termenelor pentru anumite licente, permise, inspectia tehnica periodica, platile catre firmele de asigurari, leasing, alte taxe. Alertul este vizibil in momentul accesarii aplicatiei. Functionalitati de baza: • Utilizatorul are posibilitatea sa-si configureze tipurile de alerte, adica sa specifice care sint tipurile de alerturi pe care le doreste si cind sa apara acestea in functie de apropierea unui eveniment de genul expirare numere provizorii, inspectie tehnica, etc. • In functie de tipul de alerta, se pot configura cinci parametri:    1. Nr. de zile inainte de expirare (ex. daca aceasta valoare este setata la 10 zile pentru expirare programari, aplicatia va avertiza utilizatorul cu zece zile inainte de termenul de executie al programarii;    2. Nr. de zile dupa de expirare - aplicatia da in continuare alerta si dupa expirare, un anumit numar de zile;    3. Nr. de KM inainte de expirare (ex. daca aceasta valoare este setata la 1000 km pentru expirare programari, aplicatia va verifica kilometrajul la bord curent pe baza datelor introduse in aplicatie si va alerta utilizatorul cu 1000 km inainte ca acesta sa atinga termenul in kilometri al programarii;    4. Nr. de KM dupa de expirare - aplicatia da in continuare alerta si dupa expirare, un anumit numar de kilometri    5. Procent - aplicatia alerteaza despre necesitatea re-estimarii datei de executie a programarilor in funtie de modificarea rulajului mediu.
     
  • Modulul GPS(optional)
     
       Prin intermediul unui echipament GPS se pot transmite datele despre trasee, durata curselor (inclusiv ora si minutul fiecarei plecari si sosiri din cursa), viteza maxima precum si viteza medie a cursei. Descarcarea datelor in aplicatie permite atat vizualizarea pe o harta a traseelor cat si emiterea de rapoarte legate de cursele efectuate de fiecare conducator auto.
    Functionalitati de baza:
    • Modulul prezinta cumulat pe zile informatiile legate de deplasari, inregistrate de echipamentele GPS, totalizand la nivel de zi timpul de deplasare si numarul de kilometri parcursi.
    • Prezinta in ecranul de detalii toate evenimentele inregistrate intr-o zi: in cazul deplasarilor, intervalul de timp, date despre viteza medie, viteza maxima si kilometri parcursi, iar in cazul stationarilor, timpul de stationare precum si coordonatele geografice pe baza carora se determina locatia.
    • Permite introducerea programului de lucru in baza caruia aplicatia divide cursele in interes Privat sau interes de servici (Business).
    • Genereaza patru rapoarte cu situatia deplasarilor pe anumite perioade (la nivel de vehicul, la nivel de zi, la nivel de inregistrare) si depasirile de viteza fata de un anumit prag stabilit de utilizator, afisand timpul de depasire a pragului precum si distanta in kilometri pe care s-a depasit pragul de viteza.